* geen fatale termijn voor de doorwerking van de nota in 2018; met oog op de herindeling wordt nu geen nieuwe nota bedrijfsvoering opgesteld
** op het moment van opstellen van deze begroting wordt een nieuwe dienstverleningsvisie opgesteld
in samenwerking met Neerijnen en Lingewaal.

In de huidige nota bedrijfsvoering is als visie onder andere vastgelegd dat wij een organisatie willen zijn die in staat is om weloverwogen aan de vraag vanuit de klant te voldoen en op nieuwe ontwikkelingen in te spelen. Bij het uitvoeren van onze wettelijke taken en bestaand beleid zetten wij niet meer middelen in dan noodzakelijk. We maken zoveel mogelijk gebruik van beschikbare standaarden, zoals modelverordeningen en ICT-toepassingen, en de kennis van anderen. Op nieuwe ontwikkelingen inspelen betekent ook dat plannen anders kunnen worden uitgevoerd dan eerder was bedacht, bijvoorbeeld doordat ontwikkelingen op ICT gebied nieuwe en andere mogelijkheden bieden.

De visie op de bedrijfsvoering is inmiddels achterhaald door het fusietraject West Betuwe. In de aanloop naar de fusie zullen we een nieuwe visie op de bedrijfsvoering gaan formuleren voor de gemeente West Betuwe. De belangrijke doelstellingen van de nieuwe gemeente die de bedrijfsvoering moet faciliteren zijn:
- samen met de samenleving;
- dienstverlening dichtbij en op maat;
- energieneutraal in 2030.

Regionale samenwerking
In de samenwerking met de Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe en de deelnemende gemeenten Culemborg en Tiel zijn in 2017 voor alle onderdelen veranderagenda's opgesteld die in de komende jaren tot uitvoering komen. Voor een deel lopen de veranderopgaven gelijk op met het fusietraject West Betuwe. Maar er zijn ook opgaven die na de fusiedatum worden opgepakt.

Voor Personeel en Organisatie is een strategische HRM agenda opgesteld, waarin in 2018 onder meer aan de orde komen:
- ondersteuning fusietraject West Betuwe;
- strategische personeelsplanning;
- leiderschapsontwikkeling;
- managementinformatie.

Financiën heeft een veranderagenda opgesteld waarop onder meer:
- harmonisatie opgaven;
- uitwerken en implementeren Purchase 2 pay (van bestelling tot betaling)
- op weg naar het in control statement.

IM/ICT heeft een visie op de informatiedienstverlening en een harmonisatieplan opgesteld.
Samen met de gemeenten Culemborg, Tiel, Neerijnen, Lingewaal (op weg naar West Betuwe) en uiteraard onze bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe (BWB) willen we één platform aanbieden dat ruimte biedt voor nieuwe ontwikkelingen die bijdragen aan een optimale interne- en externe dienstverlening. Centraal aspect bij deze dienstverlening is het gemak voor burgers, (eigen) organisaties en bedrijven. Centrale gedachte bij het harmonisatieplan is dat de werkprocessen en de systemen zo veel als mogelijk geharmoniseerd (gestandaardiseerd) dienen te zijn maar dat het gemeentelijk beleid onderling kan verschillen.
In 2018 (en de jaren daarna) zal dan ook uiting worden gegeven aan dit harmonisatieplan waarbij aspecten als verdergaande digitalisering, tijd- en plaats onafhankelijk (lees: flexibel) werken, Cloudontwikkelingen en regionale/keten-samenwerking worden ingezet om sneller te kunnen innoveren. Dit alles middels bewezen (overheids)architectuur en -technologie en uiteraard de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG) als tools die ons hierbij ondersteunen.

Informatiebeveiliging
Informatieveiligheid is een randvoorwaarde voor een professionele gemeente. Het waarborgt de continuïteit van de bedrijfsvoering en dienstverlening. Door informatieveiligheid ter verankeren in de organisatie en de processen wordt de kwaliteit van de producten en diensten aan burgers en bedrijven bewaakt. Daarnaast is het niet toegestaan dat onbevoegden toegang krijgen tot vertrouwelijke of privacygevoelige informatie. Gemeenten hebben er taken bij gekregen en wisselen steeds meer persoonsgegevens uit over personen in kwetsbare posities. Dit betekent dat continu risicoanalyses moeten worden gedaan om risico’s adequaat te managen en de privacy te garanderen.

Op dit moment inventariseren we de maatregelen die nodig zijn om aan de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, zie ook programma 1) te voldoen. Wij voeren de maatregelen uit volgens planning, uiterlijk vóór 25 mei 2018, de datum waarop de AVG in werking treedt. In 2018 wordt ook een nieuw informatiebeleidsplan vastgesteld voor de komende 3 jaar. Begin 2018 evalueren we eerst het huidige plan. Daarnaast wordt er verder gewerkt aan het bewustzijn van informatieveiligheid (volgens iBewustzijn programma). Resultaten van Ensia uit 2017 worden in 2018 na evaluatie verbeterd. Als laatste zal er verder aandacht zijn voor de kwaliteitsborging informatiebeveiligingsproces.

Wet normering topinkomens (Wnt)
De Wet normering topinkomens heeft de afgelopen jaren veel stof doen opwaaien, met name op het vlak van de accountantscontrole. Door de strikte eisen aan de controle zijn accountants onevenredig veel tijd kwijt met deze controle, wat zit ook vertaald in forse facturen voor de klant. Bij gemeenten heeft de Wnt doorgaans betrekking op de gemeentesecretaris en de griffier. Minister Plasterk gaat nu onderzoeken of de controlelast van de Wnt kan worden verminderd.

Rapport Taskforce Publieke Verantwoording
In 2014 is de Taskforce Publieke Verantwoording ingesteld, die aanbevelingen moest doen voor een betere informatievoorziening over de verantwoording van de besteding van gelden in de (semi-)publieke sector. De taskforce heeft in zijn rapport van begin dit jaar drie aanbevelingen gedaan:

1. ga werken met een minimale en uniforme dataset van financiële indicatoren en beleidsindicatoren;
2. zorg voor een verregaande automatisering van de verantwoordingsprocessen en de controles bijvoorbeeld door experimenten met blockchaintechnologie; dit draagt bij aan een efficiëntere informatievoorziening;
3. breng meer focus aan in bestuursverslagen uit twee hoofdinvalshoeken: risico's en continuïteit aan de ene kant en bijdrage van de instelling aan maatschappelijke doelstellingen aan de andere kant. Bij deze invalshoeken zou moeten worden ingegaan op de hoofdthema's: visie, besturingsmodel, bedrijfsvoering, financiële cijfers, belangrijkste beleidsprestaties, risicoprofiel, inclusief continuïteit, naleving/ rechtmatigheid, omgang met de omgeving, aandacht voor duurzaamheid en in control zijn. De kernpunten en hoofdconclusies zouden in een overzicht van twee A4-tjes moeten worden opgenomen.

Voor wat betreft aanbeveling 1 nemen we aan dat het huidige Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) in voldoende mate hierin voorziet. Voor aanbeveling 2 en 3 volgen wij de ontwikkelingen in het BBV met belangstelling en informeren wij u zodra meer hierover bekend is.

Op het gebied van de bedrijfsvoering kent Geldermalsen in 2018 als belangrijkste uitdaging het fusietraject West Betuwe, met als dilemma: transitie versus continuïteit.

Verder heeft het MT met de organisatie en vanuit de onderzoeken van Vensters voor bedrijfsvoering een aantal speerpunten voor Geldermalsen als zelfstandige gemeente benoemd. Elk MT-lid is eigenaar van één of twee van deze speerpunten.

• Ontwikkelen personeel: “Medewerkers Geldermalsen voelen zich eigenaar en regisseur van eigen ontwikkeling en loopbaan. Zij weten wat hun sterke punten zijn en hoe zij zichzelf willen en kunnen ontwikkelen. De medewerkers zien met vertrouwen het plaatsingsproces voor de nieuwe organisatie tegemoet.”  Hiervoor wordt een pakket van training en coaching samengesteld, in afstemming met de werkgroep P&O van West Betuwe.
• Werkdruk/ werklast: evenwichtige verdeling taken, opdrachten en activiteiten versus beschikbare capaciteiten binnen toegestane formatie. De aanpak van dit speerpunt is (her)prioritering taken in het kader van de Lange Termijn Agenda en de afdelingsplannen 2018, vervulling vacatures, inhuur ter compensatie van ureninzet in de werkgroepen West Betuwe.
• Integriteit en veiligheid: wangedrag tegen ambtenaren en bestuurders tegengaan door het vaststellen en implementeren van de notitie Integer en veilig werken.
• Duurzame inkoop: terugdringen CO2; bijdrage leveren aan gemeentebrede doelstelling duurzaamheid / energieneutrale doelstelling 2030. Inzetten op circulair en biobased inkopen en hernieuwde aandacht voor bedrijfsinterne milieuzorg.
• Samenwerking raad, college en ambtenaren: het gesprek aangaan met raadsleden en collegeleden over de samenwerking, mede in het licht van het fusietraject West Betuwe.
• Kort ziekteverzuim: handhaven laag percentage langdurig ziekteverzuim (..%), terugdringen kortdurend ziekteverzuim / ziekmeldfrequentie (van 1.38 naar 1.0%). We gaan hiervoor een probleemanalyse opstellen en in overleg met de nieuwe bedrijfsarts specifieke maatregelen treffen.
• Verbeteren dienstverlening ICT: verminderen storingen ICT en verbetering communicatie en dienstverlening BWB IM/ICT door hierover in gesprek te gaan met BWB.
• Personeel met afstand tot de arbeidsmarkt: bijdrage leveren aan sociaal gezicht Geldermalsen, kansen bieden aan doelgroep met afstand tot arbeidsmarkt. We gaan ‘best practices’ volgen (Tiel) en overleggen met Werkzaak. Met als doel te komen tot het gewenste percentage personeel in dienst uit de doelgroep en dit ook te effectueren.

Om te komen tot een nieuwe gemeente worden drie sporen onderscheiden:

• Het wettelijk spoor: de procedurele stappen die volgen uit de Wet Arhi en andere (wettelijke) kaders;
• Het fusiespoor: de samenvoeging van de organisaties, met bouwstenen voor de nieuwe gemeente;
• Het veranderspoor: de impact van de herindeling op mensen – op alle niveaus – en hun betrokkenheid, houding, gedrag en onderlinge verhoudingen in het herindelingsproces.

Op basis van het vastgestelde Plan van aanpak fusietraject wordt invulling gegeven aan het fusie-spoor. Het plan geeft een overzicht van alle producten, rollen, middelen en de planning die nodig zijn voor de voorbereidingsfase, waarin de volgende zaken worden voorbereid:

• Integratie van de drie huidige organisaties in één nieuwe organisatie (besturingsmodel, organisatiestructuur, personeel, organisatiecultuur);
• Onderbrengen en integratie ten aanzien van de bedrijfsvoering over en weer met Bedrijfsvoerings-organisatie West Betuwe (o.a. financiën, informatie en automatisering en personeel & organisatie);
• Onderbrengen en integratie van functies en taken over en weer met de Omgevingsdienst Rivierenland en Avri en eventuele andere verbonden partijen;
• Harmonisatie van werkprocessen, beleid, verordeningen, contracten et cetera op verschillende terreinen;
• Huisvesting van medewerkers (locaties en faciliteiten);
• Voorbereiding overgangsfase en start nieuwe gemeente.

Resultaatindicatoren:

1.  De nieuwe gemeenteraad en het college kunnen op 1 januari 2019 aantreden;
2.  De organisatie is startklaar om zowel individueel als collectief in haar houding en gedrag het zelf-

organiserende vermogen van de samenleving te stimuleren, te faciliteren en te ondersteunen.

De activiteiten op het gebied van bedrijfsvoering worden betaald uit de reguliere budgetten. Speerpunt West Betuwe vanuit het krediet dat hiervoor beschikbaar is gesteld vanuit de te ontvangen Arhi-gelden.

Met ingang van 2016 doet de gemeente Geldermalsen mee aan de benchmarks Vensters voor bedrijfsvoering en Vensters voor dienstverlening. Dit zijn landelijke benchmarks, die op initiatief van de Vereniging van Gemeentesecretarissen (VGS), het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (King) en het ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK) zijn ontwikkeld. Aan Vensters voor Bedrijfsvoering doen jaarlijks circa 100 organisaties mee. Vensters voor dienstverlening is een nieuw instrument waar in 2016 25 organisaties aan hebben deelgenomen. Vanaf de jaarrekening 2016 rapporteren we in de paragraaf bedrijfsvoering op hoofdlijnen over de uitkomsten van de benchmark. De benchmark 2017 betreft de cijfers 2016. Niet alle informatie over 2016 was beschikbaar of precies zo vastgelegd als nodig voor de Vensters, daarom dienen onderstaande kengetallen puur ter informatie: